1- إنشاء ملف بتاريخ سفر الرحلة و إدخال بيانات البرنامج و تسجيل المشرف المرافق للرحلة

بعد إتمام كل خطوات تنفيذ التأشيرة من كتابة الجوازات وإرسالهم للوكيل السعودي وتحميل الصور للخارجية السعودية والحصول على الـ E-Number وطباعة كشف الباركود ومن ثم إرسال الجوازات لوزارة السياحة المصرية يتبقى مراجعة الملف مع وزارة السياحة المصرية ويتم مراجعة الملف طبقا لضوابط وزارة السياحة المصرية والتي تتغير من موسم لموسم وفيما يلي شرح لرحلة أقل من 15 معتمر ومشرفها الوكيل السعودي.

يتم فتح موقع وزارة السياحة المصرية من الرابط التالي:

http://mot.hajj.gov.eg/hajj/forms/index.aspx

يتم إدخال اسم المستخدم ( رقم ترخيص الشركة لدي الوزارة ) ثم كلمة المرور وتسجيل الدخول ثم بعد ذلك الدخول للعمرة من خلال الضغط على زر العمرة.

يجب أولاً إنشاء ملف بتاريخ سفر الرحلة ( الملف يكون لكل الرحلات المسافرة بنفس التاريخ ونفس وسيلة السفر وإذا كان تم مراجعة رحلة على نفس التاريخ ووسيلة السفر مسبقاً سيتم تجاوز هذه الخطوة لأنه قد تم عمل ملف مسبقاً ) .

بعد الضغط على زر ملف ستفتح نافذة منبثقة نكتب بها بيانات الملف ( تاريخ السفر ووسيلة السفر ) ثم الضغط على حفظ

ثم بعد ذلك يتم التوجه إلى شاشة البرنامج من خلال الضغط على زر برامج

من صفحة البرامج يتم إدخال بيانات البرنامج كما بالصورة التالية ثم يتم الضغط على حفظ.

ستظهر رسالة إتمام إضافة البرنامج.

ثم بعد ذلك يتم تسجيل المشرف المرافق للرحلة من خلال الضغط على زر إضافة ( أو حذف ) المشرفين .

بعد الضغط على الزر ستفتح شاشة منبثقة نختار بها قائمة بأسماء المشرفين المسجلين على الشركة نختار منها اسم المشرف المرافق للرحلة سيتم الضغط على زر تحديد المشرف ثم الضغط على زر إدراج.

ستظهر رسالة إتمام إضافة المشرف بنجاح ويظهر اسم المشرف بالأسفل.

يمكن كذلك إضافة مشرف من شركة أخرى ( في حالة أن الشركة تحتاج لمشرف من شركة أخرى  ) .

يتم اختيار  الشركة المراد جلب المشرف منها ثم اختيار  زر جلب المشرفين وتحديد اسم المشرف ثم الضغط على إدراج.